A rotina diária no trabalho parece passar rápida demais. São diversas demandas, com prazos exorbitantes, que levam muitas pessoas a ficar confusas com o volume de tarefas que têm em mãos. Para ser produtivo, é necessário possuir uma soft skills de gestão de tempo para utilizar com eficiência as horas que se tem no escritório ou no home office.
Entretanto, muitas pessoas não possuem tal habilidade e acabam consumindo o tempo limitado que possuem de forma errada. Isso leva ao acúmulo de atividades, ao aumento do cansaço e ao estresse exacerbado.
Caso você passe por um problema similar, continue acompanhando esse conteúdo. A questão da gestão de tempo será aprofundada junto de dicas para melhorar a produtividade no ambiente profissional.
O que é gestão de tempo?
De modo geral, é a habilidade de priorizar uma atividade que deve ser realizada e quantificar o tempo necessário para finalizá-la. Trata-se de um conceito que pode ser aplicado em todos os momentos da vida cotidiana. Quando se prepara uma refeição, por exemplo, deve-se ter noção do tempo de cozimento dos alimentos para que o prato não dê errado.
Ao ser aplicada no trabalho, a gestão do tempo diz respeito ainda à capacidade de determinar prazos viáveis para a realização de uma tarefa. Entretanto, o profissional capaz de fazer isso com eficácia não apenas consegue determinar a duração da atividade, como possíveis pausas para descanso e atrasos que possam vir a ocorrer no meio do percurso.
De olho na produtividade
A gestão de tempo está fortemente relacionada à produtividade de um profissional. Para ser produtivo, ele precisa saber quanto tempo demorará para cumprir uma demanda e se organizar para efetuar a tarefa no período estipulado. E claro, isso deve ser feito sem que ele deixe de lado seu lazer e os momentos de descanso, tão essenciais para a saúde mental.
Ainda há questão da prioridade. É necessário compreender o que é imediato e o que pode ser deixado para depois sem afetar todo o processo. Muitas pessoas fazem isso criando tabelas de prioridade ou alinhando o que é mais urgente para a conclusão de um projeto.
Vale lembrar que, em qualquer ambiente ou trabalho, surgirão atividades prioritárias que não foram previstas anteriormente. Desse modo, a gestão de tempo também deve considerar um “período extra”, caso esse tipo de imprevisto ocorra.
Pilares da produtividade
Vale dizer que a produtividade está ligada a três indicadores que devem ser analisados sempre que se verifica os níveis de produção em um dia de trabalho. Eles são:
- Prazos: cumprir os prazos de entrega é algo essencial em qualquer profissão. Caso seja comum a necessidade de pedir adiamentos ou mais tempo para a entrega de uma tarefa, pode ser um sinal de que alguma coisa não vai bem com sua gestão de tempo;
- Qualidade das entregas: não adianta entregar uma atividade no prazo se a tarefa não for realizada com determinado nível de qualidade. O profissional deve prezar pelo bom acabamento de tudo aquilo que realiza;
- Volume de produção: é comum o colaborador acreditar que consegue lidar com diversas demandas no dia a dia de trabalho para aumentar o volume de sua produção, mas acabar atrasando muitas entregas. É importante ser razoável consigo mesmo e somente aceitar trabalhos “extras” caso realmente consiga lidar com eles.
Quando se fica atento a esses três pontos, o profissional é capaz de realizar uma gestão de tempo eficiente e evitar problemas no nível de sua produtividade. Assim, ele poderá entregar um bom trabalho em qualquer organização.
Técnicas para melhorar a gestão de tempo
Além da criação de tabelas de prioridade e de ficar atento aos pilares da produtividade, há diversas outras atitudes que um profissional pode tomar para melhorar sua gestão de tempo no ambiente de trabalho, como por exemplo:
Organizar o dia de trabalho
Essa é uma atitude básica de gestão de tempo, mas que poucas pessoas fazem. Antes de começar a rotina, é recomendado verificar quais serão as tarefas daquele dia de trabalho com base nas demandas e suas prioridades. Ter tudo organizado ajuda a evitar que se perca o dia de trabalho com atividades menos importantes e atrase o prazo de entregas.
Se possível, vale a pena realizar essa organização na data anterior para já começar o dia seguinte tendo consciência de suas tarefas.
Otimizar reuniões
Reuniões podem se mostrar mais longas do que se imagina. Por isso, é fundamental ser direto ao se discutir uma pauta e, sempre que possível, alinhar com as outras partes interessadas um período limite para a duração desse tipo de compromisso. Discussões fora do tema principal devem ser evitadas a todo custo.
Com isso as reuniões se tornam mais produtivas e evita-se que se perca alguns minutos tratando de assuntos que não condizem com o debate planejado.
Eliminar ladrões de tempo
Ladrões de tempo são pequenas distrações que todas as pessoas têm em sua rotina diária. Olhar o e-mail a todo momento, dar uma checada nas mensagens no celular, verificar as suas redes sociais, conversas paralelas: essas algumas atitudes que roubam um tempo precioso de trabalho.
O ideal é evitar que essas ações sejam frequentes e acabem tomando muito tempo do trabalho. Elas não devem ser proibidas de fato, mas é preciso ter consciência do período gasto com essas atitudes, principalmente quando se possui demandas urgentes.
Definir metas realistas
Traçar metas irreais para um dia de trabalho pode ser mais danoso do que produtivo. Quando se define algo fora do possível, é comum se ficar desanimado ou ansioso quando se nota que não foi possível atingir os objetivos elaborados. Por isso, é bom ser realista e definir prazos de entrega que se tem certeza de que será possível dar conta.
Realizar pausas entre as tarefas
Essa é uma atitude que pode parecer contraproducentes para alguns, mas é mais importante do que se imagina. Na rotina de trabalho, é comum ficar cansado após longos períodos de tempo realizando uma única atividade.
Por uma questão de saúde física e mental, fazer pequenas pausas durante o trabalho se torna essencial. Vale destacar ainda que, após isso, é possível voltar para a rotina com a energia levemente renovada.
Procurar cursos de gestão de tempo
Por meio de uma qualificação, é possível conhecer mais técnicas para melhorar a produtividade e desenvolver corretamente a capacidade de gerenciamento de tarefas no dia a dia.
A Fênix Educação pode ajudar o profissional nesse momento com diversos cursos para o desenvolvimento pessoal, que abordam otimização da energia aplicada na rotina de trabalho.
