Quer trabalhar em uma área com diversas oportunidades e constante aprendizado? Ser assistente administrativo pode ser a sua melhor escolha! Essa profissão é fundamental para o bom funcionamento de qualquer empresa, independentemente do tamanho ou setor.
Mas afinal, o que faz um assistente administrativo? E como é o dia a dia desse profissional?
Neste artigo, vamos contar tudo sobre essa carreira, desde as responsabilidades e habilidades necessárias até as perspectivas de salários e crescimento no mercado de trabalho.
O que faz o assistente administrativo?
O assistente administrativo é uma das peças-chave no funcionamento de empresas de diversos tamanhos e setores. Sua atuação é essencial para organizar processos, gerenciar informações e dar suporte a áreas estratégicas.
Com a crescente demanda por profissionais versáteis e organizados, a função se torna cada vez mais valorizada.
O assistente administrativo é responsável por tarefas organizacionais e operacionais em uma empresa. Ele realiza atividades de suporte que garantem uma rotina eficiente entre departamentos.
Principais atribuições do cargo
- Atendimento ao público e suporte a colaboradores;
- Organização e arquivamento de documentos;
- Controle de agendas e cronogramas;
- Elaboração de relatórios e planilhas;
- Gestão de e-mails e comunicações internas;
- Suporte a processos financeiros, como emissão de notas fiscais;
- Auxílio em organização de reuniões e eventos.
Diferença entre auxiliar e assistente administrativo
Algumas vezes, o termo auxiliar administrativo é usado como sinônimo de assistente administrativo. Entretanto, muitas empresas podem diferenciar as duas funções e colocam o auxiliar administrativo com um cargo de funções iniciantes, com um volume menor de atribuições.
Normalmente, na posição de assistente administrativo encontramos profissionais com alguma experiência e competências específicas para atividades de maior complexidade nas áreas administrativa, financeira, comercial, estocagem, marketing e logística.
Em resumo: enquanto o auxiliar administrativo executa tarefas mais simples, o assistente administrativo tem maior responsabilidade, com foco em planejamento e organização.
Responsabilidades e nível de atuação
- Auxiliar administrativo: Apoia em atividades básicas, como digitalização de documentos e atendimento telefônico;
- Assistente administrativo: Atua com análise de dados, controle de processos e suporte a decisões gerenciais.
Exemplo prático: enquanto o auxiliar organiza arquivos, o assistente gerencia o sistema de arquivamento e apresenta relatórios de desempenho.
Competências exigidas
Um assistente administrativo precisa dominar organização, comunicação e gestão de processos para desempenhar bem suas funções.
Perspectivas de carreira
Muitos começam como auxiliares administrativos e evoluem para assistentes. Com formação e experiência, é possível crescer para cargos como analista administrativo, coordenador ou gerente de projetos.
Competências de um assistente administrativo
Destacamos algumas das competências mais importantes para o assistente administrativo:
1. Planejamento e organização
São duas habilidades que andam juntas. O planejamento é a capacidade de pensar e estruturar ações para projetos e atividades de uma empresa.
Ele só pode ser finalizado com excelência quando o profissional tem boa organização, uma competência que também é fundamental no momento em que se lida com documentos e arquivos importantes.
2. Comunicação
Durante seu dia a dia, o assistente administrativo participará de reuniões ou será responsável por muitas ações de comunicação interna.
Em vista disto, ele precisa ter uma boa habilidade de comunicação oral. O profissional deve demonstrar confiança e calma ao falar, além de expressar com clareza e objetividade suas ideias.
3. Ótima escrita
Escrever bem é outra competência que deve ser dominada. Muitas vezes ele terá de digitar documentos ou e-mails, por isso é essencial que ele tenha conhecimento da norma culta da língua portuguesa ao escrever.
4. Adaptabilidade
O assistente administrativo poderá passar por diversas situações que exijam raciocínio rápido e capacidade de se adaptar às adversidades. Com tal competência, ele impede que a alta pressão de alguma dessas situações afete a qualidade do seu trabalho.
5. Gestão de tempo
Saber priorizar ações de alta importância e gerenciar o tempo de cada uma de suas atividades são competências que devem ser desenvolvidas. O assistente administrativo consegue definir bem suas metas e objetivos diários para prestar apoio aos demais componentes da equipe.
6. Autonomia
Embora toda a equipe tenha um líder, tomar decisões por conta própria, visando melhores resultados para a empresa, também é uma habilidade do assistente administrativo.
Ele consegue prever possíveis desafios e desenvolve soluções rápidas com os recursos que tem em mãos. Demonstrar esse tipo de autonomia o torna um profissional bem reconhecido no mercado de trabalho.
- Leia mais sobre as 12 principais competências do assistente administrativo neste artigo exclusivo.
7. Habilidades técnicas (hard skills)
Dominar ferramentas e sistemas é fundamental para a rotina de um assistente administrativo, pois essas habilidades permitem otimizar processos, organizar informações e melhorar a produtividade no ambiente de trabalho.
- Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint): O Excel é usado para criar planilhas financeiras, acompanhar orçamentos e gerar relatórios detalhados. O Word auxilia na elaboração de documentos, enquanto o PowerPoint é essencial para apresentações de reuniões e treinamentos.
- Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management): Ferramentas como SAP e Salesforce ajudam a gerenciar processos internos, controle de estoque, fluxo de caixa e relacionamento com clientes.
- Noções de contabilidade e gestão de estoque: Essenciais para auxiliar no controle de notas fiscais, balanços simples e organização de materiais, garantindo a eficiência dos recursos da empresa.
Por exemplo, um assistente administrativo pode usar o Excel para monitorar despesas mensais de um setor, o CRM para registrar interações com clientes e um sistema ERP para atualizar o status de pedidos e estoque em tempo real.
8. Habilidades comportamentais (soft skills)
As habilidades pessoais fazem toda a diferença no sucesso profissional, incluindo algumas que já vimos anteriormente:
- Planejamento e organização: manter tarefas em ordem;
- Comunicação e boa escrita: garantir mensagens claras;
- Adaptabilidade: lidar com mudanças rápidas;
- Gestão de tempo: priorizar tarefas diárias;
- Autonomia: resolver problemas sem supervisão constante;
- Proatividade e trabalho em equipe;
- Equilíbrio emocional e resiliência.
Onde um assistente administrativo pode trabalhar?
Um assistente administrativo encontrará com facilidade diversas oportunidades no mundo corporativo, pois ele pode atuar em vários lugares.
Empresas privadas de médio ou alto porte em geral precisam desse profissional em sua equipe de gestão. Escritórios de contabilidade, recursos humanos e jurídicos também oferecem diversas vagas a um assistente administrativo.
Ele ainda tem a oportunidade de atuar em órgãos públicos, Organizações da Sociedade Civil (OSCs) e em negócios comerciais de pequeno ou médio portes.
Em resumo, estes são os setores com oportunidades disponíveis para o assistente administrativo:
- Setor privado: escritórios, indústrias, comércio, startups e call centers;
- Setor público e Terceiro Setor: órgãos governamentais, concursos, ONGs e fundações.
Quanto ganha um assistente administrativo?
A média atual do salário do assistente administrativo é de R$ 2.195,22 e, com certeza, ele tem a possibilidade de crescer dentro de uma empresa. O salário varia conforme região e experiência. Veja:
- Sudeste: R$ 2.300 - R$ 2.700;
- Sul: R$ 2.000 - R$ 2.500;
- Nordeste: R$ 1.800 - R$ 2.200;
- Centro-Oeste: R$ 2.100 - R$ 2.400;
- Norte: R$ 1.900 - R$ 2.300.
Agora, a média salarial mensal para a posição de assistente administrativo nas 5 principais capitais do Brasil:
- São Paulo (SP): R$ 2.241
- Rio de Janeiro (RJ): R$ 2.423,55
- Belo Horizonte (MG): R$ 2.450,84
- Brasília (DF): R$ 2.707,99
- Porto Alegre (RS): R$ 2.203,46
Esses valores podem variar conforme a experiência do profissional, porte da empresa e negociações sindicais locais.
Dados extraídos de sites como: Salario.com.br, Dissídio, Glassdoor.
Como se tornar um assistente administrativo
Vamos apresentar alguns pontos importantes na hora de montar seu plano de carreira nessa área:
1. Construindo um bom currículo
- Destaque suas experiências prévias;
- É importante incluir habilidades em TI;
- Adicione certificações relevantes;
- Mencione trabalhos voluntários e estágios.
2. Entrevistas e oportunidades de estágio
Participar de uma entrevista pode ser um momento desafiador, mas estar bem preparado faz toda a diferença.
O objetivo do entrevistador é conhecer suas habilidades técnicas e comportamentais, além de entender como você reage em situações do dia a dia.
Controlar a ansiedade em entrevistas de emprego e responder com clareza e exemplos práticos é a melhor forma de se destacar.
Prepare-se para perguntas comuns, como:
- “Como você organiza suas tarefas?” Esta pergunta avalia suas habilidades de planejamento e organização, essenciais para a função de assistente administrativo. Dê exemplos de ferramentas ou métodos que você utiliza para priorizar e executar suas atividades.
- “Qual seu maior desafio ao trabalhar sob pressão?” Aqui, o entrevistador quer entender sua resiliência e capacidade de lidar com prazos apertados. Explique como você se organiza, divide tarefas e mantém a calma sob pressão.
- “Você já precisou resolver um problema inesperado? Como lidou com isso?” Essa pergunta avalia sua capacidade de tomada de decisão e autonomia. Cite uma situação em que você precisou agir rápido para encontrar uma solução eficaz.
- “Como você trabalha em equipe?” Muitas funções exigem colaboração constante. Fale sobre sua experiência em projetos ou tarefas compartilhadas e como você contribui para o sucesso coletivo.
Estágios e programas de aprendizagem são excelentes portas de entrada para a profissão, oferecendo experiência prática e oportunidades de crescimento.
3. Formação acadêmica e cursos profissionalizantes
Além de possuir as habilidades já citadas, é indicado que o profissional que deseja candidatar-se a uma vaga de assistente administrativo tenha algum curso profissionalizante na área.
Com isso, ele poderá atestar no currículo sua capacidade de assumir responsabilidades administrativas. O aluno também terá um primeiro contato mais aprofundado com as atividades do cargo.
A formação pode ser realizada com um curso técnico ou livre. O importante é que se escolha uma instituição de qualidade, com professores reconhecidos e uma ótima metodologia de ensino.
A Fênix Educação conta com um curso específico para quem deseja tornar-se um assistente administrativo. Conheça o curso agora mesmo e prepare-se para o mercado de trabalho!
Perguntas Frequentes (FAQ)
Qual o salário médio do assistente administrativo?
Pode variar entre R$ 1.800 a R$ 3.000, conforme região e experiência.
Qual a diferença entre assistente e auxiliar administrativo?
O assistente tem maiores responsabilidades e atua na organização de processos, enquanto o auxiliar atua mais de forma operacional.
Preciso de faculdade para atuar na área?
Não é obrigatório, mas estar cursando, ou contar com uma graduação, como em Administração, por exemplo, pode ser um grande diferencial competitivo.
Quais são os principais desafios?
Esteja preparado para eventualmente lidar com prazos apertados, processos burocráticos, bem como a necessidade de organização, que são desafios comuns para a profissão.
